Protección de Datos

Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales

1. Introducción La Asociación Colombiana de Diferencias Congénitas Craneofaciales (ADC-Craneofacial), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sobre Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales, define en el presente documento los lineamientos que deben tener en cuenta todas las personas que tienen acceso a dichos datos.

2. Objetivos Describir el tipo de datos personales que maneja ADC-Craneofacial y el tratamiento que realiza de éstos, con el fin de cumplir con criterios de seguridad y calidad de dicha información. Definir lineamientos específicos para garantizar el tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

3. Alcance Las especificaciones y directrices definidas en el presente documento son aplicables en el desarrollo de cada uno de los procesos y proyectos de ADC-Craneofacial en los que se manejan datos personales. Esta política aplica desde la captación inicial del dato hasta el cierre del evento o actividad para la cual se generó e incluye la seguridad de los datos sensibles que requieren ser conservados.

4. Responsabilidad La definición de la Política de tratamiento de datos es responsabilidad de la Junta Directiva de ADCCraneofacial. La implementación del presente documento es responsabilidad de todas las personas que apoyan las actividades que desarrolla ADC-Craneofacial y que tienen acceso a la información objeto de esta Política. El seguimiento y control de su implementación es responsabilidad de todos los órganos administrativos.

5. Identificación Institucional ADC-Craneofacial es una Asociación Académica, Gremial y Social; Conformado por instituciones, profesionales de diferentes disciplinas, pacientes y sus familias que trabaja por las personas con diferencias congénitas Craneofaciales; mediante el desarrollo de proyectos de investigación, asesoría y asistencia técnica, capacitación, vigilancia en salud pública y evaluación de programas y servicios entre otros. Se encuentra ubicado en Centro Profesional y Comercial 5, Cra 9 No 53 – 58, oficina 304; en la ciudad de Bogotá. Teléfono: 3460219. Página web: XXXXXX Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales El Grupo Asociación Colombiana de Diferencia Congénitas Craneofaciales se acoge a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, disponibilidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales, definidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012; y considerando la especificidad de sus actividades, define los siguientes lineamientos como su Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales, los cuales deben ser acatados por todos los integrantes del grupo, independiente de su tipo de contrato o vínculo.

¿Cuáles son los deberes de los integrantes de ADC-Craneofacial en el marco de la Política de tratamiento de información y protección de datos personales?

Respetar y cumplir las disposiciones relacionadas con seguridad de la información y tratamiento de datos personales en los términos autorizados por la Ley. Este deber implica:

• Informar al titular sobre la finalidad de la recopilación y tratamiento de datos, y los derechos que le asisten. Esta parte de la política aplica para los casos en que se utilizan bases de datos para actividades promocionales de eventos, campañas, convocatorias, difusión de información de interés en salud pública, entre otros.
• Usar adecuadamente la infraestructura y la tecnología dispuestas para el manejo de datos personales.
• Recolectar, almacenar y procesar los datos requeridos para el ejercicio de las actividades, garantizando su veracidad, temporalidad, seguridad, tratamiento y custodia.
• Conservar la información a la que se tenga acceso bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración o pérdida.
• Tener especial cuidado con el uso de datos personales de niños, niñas y adolescentes, así como de los grupos más vulnerables como los indígenas, los desplazados, la población migrante, los reinsertados, y los líderes sociales, y acatar las normas que protegen los derechos de estos grupos poblacionales.
• No publicar la información que involucra datos personales recopilados en el marco de contratos o de procesos propios del grupo ADC-Craneofacial, en ningún medio de divulgación o de comunicación masiva, que ponga en riesgo o vulnere el derecho a la privacidad de la(s) persona(s) titular(es) de dicha información.
• Gestionar las quejas, reclamos y sugerencias recibidas, en relación con la protección de datos personales, según los tiempos previstos en la normatividad.
• Conocer la normatividad vigente sobre protección de datos personales y adoptarla cuando aplique.
• Publicar la presente Política de tratamiento de información y protección de datos personales.

¿Cuáles son los derechos del titular de la información de datos personales?

• Conocer la política de tratamiento de datos de ADC-Craneofacial
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Autorizar o no ADC-Craneofacial para el tratamiento de sus datos.
• Estar informado por ADC-Craneofacial, previa a una solicitud, del uso de los datos. El canal de información es el correo electrónico, donde se pone en conocimiento al titular de este procedimiento o mediante respuesta expresa a solicitudes específicas.
• Autorizar o no a ADC-Craneofacial para que su hoja de vida sea incluida en los procesos contractuales. En cualquier momento puede solicitar que se elimine su información del banco de hojas de vida que maneja la organización.
• Anular la autorización para el tratamiento de datos cuando considere que no se cumplieron las garantías legales, constitucionales o se evidencie un tratamiento diferente al establecido en esta política por parte de ADC-Craneofacial
• Cuando el titular no desee recibir mensajes, ni información de ADC-Craneofacial o promocionales de eventos, el correo electrónico tiene una aplicación que envía por defecto una leyenda que indica “Para no recibir más correos clic aquí”.

¿Cuáles son las fuentes de las cuales ADC-Craneofacial obtiene datos personales?

Según el ejercicio de sus actividades misionales y contractuales, se pueden obtener de los procesos de vigilancia de eventos de interés en salud pública, asesoría, asistencia técnica, monitoreo y evaluación, capacitación, investigación, gestión del talento humano (hojas de vida y/o convocatorias) y gestión logística y administrativa. Una parte de los datos se obtienen de fuentes primarias mediante firmas de asistencia a eventos, inscripciones a actividades convocadas por ADC-Craneofacial, envío de correos y hojas de vida por parte de los interesados en participar de convocatorias, llamadas telefónicas que realizan los usuarios o entrega directa de la información a ADC-Craneofacial. Otros datos llegan por fuentes secundarias y estos generalmente están ligados a contratos o convenios que maneja ADC-Craneofacial y a las fuentes públicas de las entidades gubernamentales y no gubernamentales, ejemplo REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios).

¿Qué tipo de datos personales e institucionales recopila ADC-Craneofacial?

Los datos personales que se manejan son los siguientes: nombres y apellidos, documento de identificación, direcciones de residencia o laboral, teléfonos, correos electrónicos, hoja de vida. Los datos de las instituciones que se recopilan tienen que ver con: El nombre de la entidad, su Nit, objeto social y representante legal, dirección – teléfono y correo electrónico.

¿Cómo se usa esta información?

ADC-Craneofacial recopila, almacena, procesa, actualiza y utiliza los datos personales sólo para el ejercicio de las actividades misionales y contractuales. Para esto posee la autorización de las entidades contratantes y de los usuarios que proveen sus datos. Las bases de datos de contactos se almacenan garantizando la confidencialidad y solo se utilizan para la promoción de eventos relacionados con la actividad académica o el desarrollo de los proyectos que la organización ejecuta. Para el envío de la información masiva a los contactos cada usuario recibe solamente su propia información; los datos de otros usuarios quedan como copias ocultas. El procesamiento de la información derivada de contratos o convenios se realiza guardando la confidencialidad de los datos personales. En ningún caso se publican datos personales que vulneren la identidad o la seguridad de la persona. La información se presenta de manera agrupada para fines de interés en salud pública.

¿A quién entrega ADC-Craneofacial información con datos personales?

• Titulares o sus representantes legales.
• Interventores o supervisores de contratos, según quede establecido en los términos de los mismos.
• A terceros, previa autorización por comunicado oficial del Titular.
• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

En el caso que una entidad requiera datos derivados de la ejecución de los contratos suscritos entre ADC-Craneofacial y otras instituciones, el interesado remitirá la solicitud al supervisor o referente técnico de la entidad contratante, debido a que se reconoce a este último como el titular de la información. ADC-Craneofacial no entregará información con datos personales a ningún actor que no esté autorizado.

¿Cuáles son los eventos en los cuales no se requiere la autorización del titular de la información?

• Cuando los datos se reciben de registros clínicos revisados bajo el marco de un contrato con una institución; sin embargo, ADC-Craneofacial mantiene los principios generales de manejo seguro y protección de esta información.
• Datos de naturaleza pública.
• Tratamiento de información con fines educativos, históricos, estadísticos o científicos. Para esto, ADC-Craneofacial elimina los datos sensibles que puedan identificar o asociar a una persona (nombres, documentos de identidad, número de certificado de defunción o nacido vivo, nombres de acudientes, nombres de las instituciones que prestaron la atención, nombres de las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios a las cuales estaban afiliadas las personas, identificación de las personas que participan en los análisis institucionales y seguimiento a planes de acción).
• Gestionar y firmar contratos.
• En respuesta a acciones legales y en defensa de estas.
• Información requerida por entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

¿Cómo se notifican los cambios de la política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales?

La Política y sus modificaciones se pueden consultar en su versión más actualizada en la página web XXXXX Cualquier inquietud relativa a este documento, puede comunicarse al correo electrónico: adc.craneofacial@gmail.co